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Bis zu 30% mehr Effektivität durch digitale Diktiertechnik

Die Profitabilität einer Rechtsanwaltskanzlei hängt direkt mit deren Beratungsqualität zusammen. Dies erfordert effektives Arbeiten und schnelle Kommunikation zwischen den Partnern und den Mitarbeitern. Ein wichtiges Instrument hierfür ist seit jeher das Diktiergerät; es ist sozusagen das „Handwerkszeug“ des Juristen. Die analogen Kassetten-Geräte haben ausgedient. Auf dem Vormarsch sind digitale Diktiersysteme, die aus Diktaten DSS-Dateien erzeugen. Mit der Entwicklung des DSS-Formates (Digital Speech Standard) durch Grundig, Olympus und Philips wurde die Voraussetzung geschaffen, digitalisierte Sprachdateien bei gleichbleibend hervorragender Tonqualität schnell, einfach und standardisiert zu verarbeiten. Ein zehnminütiges Diktat wird auf eine nur etwa 1 MB große DSS-Datei komprimiert. Das macht sich auch beim E-Mail-Versand von Diktaten bemerkbar. Die Nachfolgekosten für Diktierkassetten, die mechanischem Verschleiss unterliegen, entfallen gänzlich.

Zusammen mit der entsprechenden Diktier- und Wiedergabesoftware entsteht ein echtes Workflow-Management-System, welches zusammen mit dem Einsatz von Spracherkennungssoftware bis zu 50% Zeitersparnis bringen kann.

Grob umrissen:
Digital dikitiert werden kann entweder per Mikrofon direkt in den Arbeitsplatz-PC oder per mobilem Handgerät auch unterwegs. Einfügungen während des Diktates sind genauso einfach möglich wie die Löschung einzelner Textpassagen. Die Diktate werden z.B. in einem zentralen Verzeichnis auf dem Server abgelegt. Dort kann die Schreibkraft bzw. der Schreibpool darauf zugreifen. Der Diktant kann währendessen sehen, ob sein Diktat gerade bearbeitet wird, welches Diktat bereits erledigt und welches noch nicht bearbeitet ist. Die Schreibkraft bzw. der Schreibpool wird nun automatisch mit allen relevanten Daten versorgt.
In einer übersichtlichen Bildschirmmaske ist beispielsweise Folgendes zu sehen:
• der Autor • die Länge des Diktates • die Priorität • individuell einstellbare Kommentare und Anweisungen • eventuell sogar der Mandant bzw. das Aktenzeichen (beim Arbeiten mit Barcodescanner oder Voice Command)

Somit ist ein zügiger Arbeitsablauf gewährleistet. Die Schreibkraft kann nun die Dokumente wie gewohnt per Fußschalter und Kopfhörer fertigstellen. Nach Fertigstellung wird das Diktat automatisch auf dem Server archiviert.

Beim Einsatz digitaler Diktiertechnologie kann eine Kanzlei bei gleichem Personalstamm vom Diktat zum fertigen Schriftstück bis zu 30% Zeit einsparen. Durch den Einsatz von Spracherkennungssoftware würde diese Einsparung sogar bis zu 50% ausmachen. So lassen sich Ausfallzeiten durch Krankheit und Urlaub nahezu mühelos auffangen. Weiterhin können DSS-Dateien im Bedarfsfall an externe Schreibbüros per E-Mail übertragen werden.

Digitale Diktiertechnologie verschafft Juristen und Kanzleimitarbeitern die Zeit, Qualität und Erfolg auszubauen und sich auch bei hohem Schreibaufkommen wichtiger, umsatzstarker Mandanten intensiv anzunehmen.

Neue Juristische Wochenschrift, Ausgabe KW 44/2006: Diesen Artikel als PDF-Dokument philips

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