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Digitale Diktiersysteme können mehr

Moderne IT ist direkt mit dem Erfolg eines Unternehmens verknüpft, egal, aus welcher Branche oder wie viele Mitarbeiter beschäftigt sind. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, sind regelmäßige Investitionen in Hard- und Software unerläßlich. Umgemünzt auf eine erfolgreiche Anwaltskanzlei ist die logische Schlußfolgerung: weg vom analogen Diktiergerät mit Kassetten, hin zum digitalen Diktiersystem mit entsprechender Software.

Die Umstellung auf digitales Diktieren ersetzt nicht nur das Arbeiten mit Kassetten, sie bedeutet eine erhebliche Effizienzsteigerung des Arbeitsablaufes. Zeit- und Kosteneinsparung sind  positive Effekte für den Inhaber der Kanzlei. Die Mandantschaft stellt deutlich schnellere Durchlaufzeiten der Akten fest, was der Bindung an die Kanzlei nur zuträglich sein kann.

Mit Unterstützung eines kompetenten Partners ist die Umstellung einer Kanzlei auf ein digitales Diktiersystem in kurzer Zeit reibungslos zu realisieren. Die führenden Hersteller zertifizieren Fachhändler nach strengen Richtlinien für Ihre jeweiligen Lösungen. So ist der Anwender in der Lage zu erkennen, welcher Fachhändler befähigt ist, sein Büro zu organisieren.

Die Bedienung eines professionellen digitalen Hand-Diktiergerätes ist denkbar einfach. Sie unterscheidet sich kaum zu der vorher gewohnten Arbeitsweise. Die neuen Möglichkeiten aber sind nahezu grenzenlos. Beispielsweise einen Satz an jeder beliebigen Stelle in ein Diktat einzufügen, anstatt ihn am Ende anzuhängen, erleichtert der Schreibkraft die Arbeit. Die gleichbleibend kristallklare Tonqualität begeistert nicht nur, sondern erspart das wiederholte Anhören der Sequenz und eventuelles Nachfragen, also Zeit und Nerven. Die Aktenberge auf dem Tisch der Schreibarbeitsplätze werden zusehends kleiner.

Gegenüberstellung: analoges Diktieren zu professionellem digitalen Diktieren

Möglichkeiten mit analogen Systemen Möglichkeiten mit digitalen Systemen
langwieriges Kassettenspulen <-> entfällt, daher Zeitersparnis
Aufzeichnungskapazität max. 1 Stunde <-> Aufzeichnungskapazität mind. 10 Stunden
Kassettenvorrat für unterwegs notwendig <-> entfällt, kleine Speicherkarte im Gerät reicht aus
abnehmende Tonqualität durch Verschleiß <-> entfällt, gleichbleibend hohe Tonqualität
Nachkauf von Kassetten notwendig <-> entfällt, Kostenersparnis
Diktatübergabe nur per Kassette <-> schnelle Übergabe per Netzwerk oder E-Mail
nur überschreiben oder umständlich anfügen <-> einfügen, löschen, überschreiben an jeder Stelle
Diktatinformationen für Schreibkraft sehr begrenzt, Spulen oft notwendig, Zeitverlust <-> ausführliche Diktatinformationen, visuell dargestellt, Übersichtlichkeit wesentlich erhöht
Archivierung nur auf Kassetten möglich <-> automatische Archivierung erhöht Sicherheit
mechanischer Verschleiß der Geräte <-> kaum Mechanik verbaut, weniger Folgekosten
nicht möglich <-> gesprochene Aktenzeichenzuordnung zum Diktat, im Bildschirm von Diktanat und Schreibkraft sichtbar
nicht möglich <-> Diktatübergabe in Spracherkennung möglich
nur bedingt möglich <-> Mitübermittlung von gesprochenen Anweisungen
nicht möglich <-> Übersicht über den Status der Diktate


Neuheit: Übertragung von Diktaten ohne PC

Mobil Diktieren mit einem digitalen Hand-Diktiergerät, das Übertragen auf einen tragbaren Computer und der anschließende Versand der Sprachdateien per E-Mail ist bereits eine  hervorragende Lösung. Nun aber gibt es eine preiswerte, einfachere Alternative. Das Übertragen der Diktate auf einen PC entfällt. Die Speicherkarte des Hand-Diktiergerätes wird  entnommen und via Adapter in ein Smartphone-, bzw. PDA- (mit Windows Mobile) oder BlackBerry- Gerät gesteckt. Der Versand erfolgt nun einfach per E-Mail, ohne PC und zur Sicherheit  sogar verschlüsselt. Diese mobile Lösung vereint die sichere und schnelle Diktatübertragung mit der Bequemlichkeit, sich ohne PC bei Gericht oder Mandantenterminen bewegen zu  können.

Auf den Punkt gebracht

Die lange Ära der analogen Kassetten-Diktiergeräte ist vorbei. Bei den vielen Vorteilen, die digitale Diktiersysteme bieten, ist es unwirtschaftlich, weiterhin in analoge Technik zu investieren.
Oder hören Sie Musik noch von einem analogen Kassettenlaufwerk? Sicherlich nutzen Sie einen digitalen CD- oder DVD-Player!

Neue Juristische Wochenschrift, Ausgabe KW 44/2007: Diesen Artikel als PDF-Dokument philips : Bitte hier klicken


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