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Digitale Diktiersysteme können mehr
Moderne IT ist direkt mit dem Erfolg eines Unternehmens verknüpft, egal, aus welcher Branche oder wie viele Mitarbeiter beschäftigt sind. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, sind regelmäßige Investitionen in Hard- und Software unerläßlich. Umgemünzt auf eine erfolgreiche Anwaltskanzlei ist die logische Schlußfolgerung: weg vom analogen Diktiergerät mit Kassetten, hin zum digitalen Diktiersystem mit entsprechender Software.Die Umstellung auf digitales Diktieren ersetzt nicht nur das Arbeiten mit Kassetten, sie bedeutet eine erhebliche Effizienzsteigerung des Arbeitsablaufes. Zeit- und Kosteneinsparung sind positive Effekte für den Inhaber der Kanzlei. Die Mandantschaft stellt deutlich schnellere Durchlaufzeiten der Akten fest, was der Bindung an die Kanzlei nur zuträglich sein kann.
Mit Unterstützung eines kompetenten Partners ist die Umstellung einer Kanzlei auf ein digitales Diktiersystem in kurzer Zeit reibungslos zu realisieren. Die führenden Hersteller zertifizieren Fachhändler nach strengen Richtlinien für Ihre jeweiligen Lösungen. So ist der Anwender in der Lage zu erkennen, welcher Fachhändler befähigt ist, sein Büro zu organisieren.
Die Bedienung eines professionellen digitalen Hand-Diktiergerätes ist denkbar einfach. Sie unterscheidet sich kaum zu der vorher gewohnten Arbeitsweise. Die neuen Möglichkeiten aber sind nahezu grenzenlos. Beispielsweise einen Satz an jeder beliebigen Stelle in ein Diktat einzufügen, anstatt ihn am Ende anzuhängen, erleichtert der Schreibkraft die Arbeit. Die gleichbleibend kristallklare Tonqualität begeistert nicht nur, sondern erspart das wiederholte Anhören der Sequenz und eventuelles Nachfragen, also Zeit und Nerven. Die Aktenberge auf dem Tisch der Schreibarbeitsplätze werden zusehends kleiner.
Gegenüberstellung: analoges Diktieren zu professionellem digitalen Diktieren
Möglichkeiten mit analogen Systemen | Möglichkeiten mit digitalen Systemen | |
langwieriges Kassettenspulen | <-> | entfällt, daher Zeitersparnis |
Aufzeichnungskapazität max. 1 Stunde | <-> | Aufzeichnungskapazität mind. 10 Stunden |
Kassettenvorrat für unterwegs notwendig | <-> | entfällt, kleine Speicherkarte im Gerät reicht aus |
abnehmende Tonqualität durch Verschleiß | <-> | entfällt, gleichbleibend hohe Tonqualität |
Nachkauf von Kassetten notwendig | <-> | entfällt, Kostenersparnis |
Diktatübergabe nur per Kassette | <-> | schnelle Übergabe per Netzwerk oder E-Mail |
nur überschreiben oder umständlich anfügen | <-> | einfügen, löschen, überschreiben an jeder Stelle |
Diktatinformationen für Schreibkraft sehr begrenzt, Spulen oft notwendig, Zeitverlust | <-> | ausführliche Diktatinformationen, visuell dargestellt, Übersichtlichkeit wesentlich erhöht |
Archivierung nur auf Kassetten möglich | <-> | automatische Archivierung erhöht Sicherheit |
mechanischer Verschleiß der Geräte | <-> | kaum Mechanik verbaut, weniger Folgekosten |
nicht möglich | <-> | gesprochene Aktenzeichenzuordnung zum Diktat, im Bildschirm von Diktanat und Schreibkraft sichtbar |
nicht möglich | <-> | Diktatübergabe in Spracherkennung möglich |
nur bedingt möglich | <-> | Mitübermittlung von gesprochenen Anweisungen |
nicht möglich | <-> | Übersicht über den Status der Diktate |
Neuheit: Übertragung von Diktaten ohne PC
Mobil Diktieren mit einem digitalen Hand-Diktiergerät, das Übertragen auf einen tragbaren Computer und der anschließende Versand der Sprachdateien per E-Mail ist bereits eine hervorragende Lösung. Nun aber gibt es eine preiswerte, einfachere Alternative. Das Übertragen der Diktate auf einen PC entfällt. Die Speicherkarte des Hand-Diktiergerätes wird entnommen und via Adapter in ein Smartphone-, bzw. PDA- (mit Windows Mobile) oder BlackBerry- Gerät gesteckt. Der Versand erfolgt nun einfach per E-Mail, ohne PC und zur Sicherheit sogar verschlüsselt. Diese mobile Lösung vereint die sichere und schnelle Diktatübertragung mit der Bequemlichkeit, sich ohne PC bei Gericht oder Mandantenterminen bewegen zu können.
Auf den Punkt gebracht
Die lange Ära der analogen Kassetten-Diktiergeräte ist vorbei. Bei den vielen Vorteilen, die digitale Diktiersysteme bieten, ist es unwirtschaftlich, weiterhin in analoge Technik zu investieren.
Oder hören Sie Musik noch von einem analogen Kassettenlaufwerk? Sicherlich nutzen Sie einen digitalen CD- oder DVD-Player!
Neue Juristische Wochenschrift, Ausgabe KW 44/2007: Diesen Artikel als PDF-Dokument

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