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2007 – Das Jahr der „Digitalen Revolution“

Mittlerweile ist hinlänglich bekannt, dass professionelle digitale Diktiertechnik für jede Kanzlei ein sehr wichtiges Instrument darstellt, den Workflow effektiv und profitabel zu gestalten. Im Jahre 2007 werden auf diesem Sektor geradezu revolutionäre Weiterentwicklungen geschehen.

Bereits im ersten Quartal dieses Jahres werden neue Produkte einfachste Bedienung mit größtmöglichem Nutzen verbinden und den Forderungen von Anwendern nach Ergonomie und Bedienerfreundlichkeit nachkommen.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Weiterentwicklung des DSS-Standards (Digital Speech Standard) zu DSS-Pro, welcher eine noch bessere Klangqualität bietet und die Erkennungsrate für Spracherkennungs- Software nochmals deutlich verbessert. Weiterhin ist mit DSSPro die sichere Verschlüsselung des Diktates in Echtzeit möglich, dies geschieht bereits auf der Speicherkarte. So kann das gesprochene Wort nun wirklich nur von demjenigen wiedergegeben werden, für den es bestimmt ist.

Die Arbeitsabläufe in der Kanzlei werden durch entsprechende Diktier- und Wiedergabe-Software so vereinfacht und effizient, dass sich die Kosten für den Einstieg in die digitale Welt des Diktierens in kurzer Zeit amortisieren.

Worauf ist bei der Anschaffung zu achten ?

Ein sehr gutes System zeichnet sich vor allem durch die Symbiose von professioneller Hard- und Software aus. Das Hand-Diktiergerät für den Diktanten sollte einen Schiebeschalter und ein übersichtliches, beleuchtetes Display besitzen. Zu kleine Geräte sind zwar meist „schön anzuschauen“, in der Praxis aber wenig hilfreich. Völlig überflüssig sind zu viele Knöpfe, die womöglich noch zu klein sind. Hochwertige Geräte sind nur wenig teurer, sind aber ergonomisch gut durchdacht und sowohl für Rechts-, als auch für Linkshänder gleichermaßen einfach zu bedienen.

Die Akkus sollten mindestens 12 Stunden Betriebsdauer standhalten, sinnvoll wäre die Möglichkeit der Ladung der Akkus via Standard- USB-Kabel für den Betrieb außerhalb des Büros. Die Speicherkarte sollte in jedem Falle wechselbar sein. Im Lieferumfang sollte gleich die passende Dockingstation enthalten sein, die meist wichtig für die automatische Datenübertragung ist.

Gerade für den juristischen Einsatz sollte die Möglichkeit bestehen, Diktate zu verschlüsseln. Unabdingbar ist diese Funktion der Datensicherheit beim Versand der Texte per E-Mail in die Kanzlei. Dort kann das Diktat nur per Eingabe eines Passwortes wieder geöffnet werden. Ebenso wichtig ist der passende Schreibplatz. Denn nur mit professioneller Wiedergabesoftware, die mit der Diktatsoftware zusammenspielt, ist der echte Workflow zu realisieren. Auch ein robuster Fußschalter und ein professioneller Kopfhörer ist ein Muss. Generell sollte das Diktat- und das Wiedergabesystem vom gleichen Hersteller kommen.

Die Software sollte alle Funktionen, die digitales Diktieren für den professionellen Anwender so wichtig machen, enthalten. Abgespeckte Versionen oder Freeware zählen dazu sicherlich nicht. Was nutzt es ein Auto mit 300 PS und 6-Gang-Getriebe zu fahren, bei dem nur der 1. Gang funktioniert ?

Wie passiert der Umstieg auf ein digitales Diktiersystem ?

Nach Installation der digitalen Technik in der Kanzlei durch den Administrator oder EDV-Beauftragten werden nur einige Systemeinstellungen vorgenommen. Beispielsweise kann festgelegt werden, welche Schreibkraft für welchen Diktanten zuständig ist oder welche Schreibkraft bei Abwesenheit die Abschriften übernehmen soll. Es kann ein Schreibpool eingerichtet werden, so werden Überlastungen einzelner Schreibkräfte und Leerlaufzeiten anderer Mitarbeiter vermieden.

Eine Umgewöhnung zu der bisherigen Diktierweise ist durch professionelle digitale Diktiersysteme praktisch nicht nötig. Die gewohnte Bedienung über den 4-Positions-Schiebeschalter bleibt erhalten. Durch ein großes Display und die intuitive Menüführung ist die Bedienung eines digitalen Hand-Diktiergerätes für jedermann binnen kurzer Zeit sogar eine große Erleichterung. Einfügungen in ein Diktat, Löschungen einzelner Passagen oder die Vergabe einer Dringlichkeitsstufe sind einfach zu bewerkstelligen.

Die Übermittlung der Diktate zur Schreibkraft übernimmt das System zum Großteil automatisch. Beinahe alle professionellen Systeme haben diesen Schritt für den Diktanten automatisiert. Die Schreibkraft wiederum hat nun wesentlich mehr wichtige Informationen auf dem Bildschirm als vorher mit dem Kassettengerät. Teilweise ist durch Spracheingabe oder Barcode-Scanner am Hand-Diktiergerät dem Diktat das Aktenzeichen zuzuweisen, welches der Schreibkraft entsprechend visuell dargestellt wird. Durch Schnittstellen zu diversen Kanzleiverwaltungs-Systemen schließt sich der Kreis.

Resümee

Die Zeit analoger Diktiergeräte jeglicher Kassettengattung ist endgültig vorbei. Diktate nur zu Papier zu bringen reicht bei der immer größer werdenden Dokumentenflut nicht mehr aus. Die Arbeit mit digitalen Diktiersytemen versetzt jeden Kanzleimitarbeiter in die Lage, seinen Arbeitsablauf und den seiner Kollegen effektiv zu gestalten. Erfolgreiche Kanzleiarbeit braucht moderne Technik, um die hohen Erwartungen der Mandantschaft zu erfüllen, ja sogar zu übertreffen.

Neue Juristische Wochenschrift, Ausgabe KW 10/2007: Diesen Artikel als PDF-Dokument philips

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