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Bewältigung von Aktenbergen durch digitale Diktiersysteme

Die Schreibkräfte einer Kanzlei haben einen schweren Stand. Sie müssen sich heute sicherlich nicht mehr mit Schreibmaschinen herumquälen. Aber Diktate zu Papier zu bringen, ist trotz Computern mit Textverarbeitungsprogrammen so einfach nicht.

Meist steht der Sekretärin ein Kassettenwiedergabegerät mit Fußschalter und Kopfhörer zur Verfügung. Wenn das Gerät wenigstens ein Display oder ein mechanisches Zählwerk hätte! Nun beginnen für die Schreibkraft die unglaublich zeitraubenden Vorarbeiten:
• Kassetten einlegen, anhören und spulen. Der Versuch, sich im Diktat zurechtzufinden.
• Aber wie lange ist der Text? Schaffe ich das heute noch?
• Welches Diktat ist besonders wichtig? Was muss ich zuerst schreiben?
• Welche Kassette gehört zu welcher Akte, wenn einmal etwas vertauscht wird?
• Ist ein Diktat eventuell über mehrere Kassetten verteilt aufgezeichnet?
• Wo genau soll der Absatz eingefügt werden, welcher dem Anwalt am Ende des Diktates eingefallen ist?
• Verstehe ich meinen Anwalt richtig? Das leiert und rauscht, dass man von deutlicher Wiedergabe nicht sprechen kann. So muss die Schreibkraft wieder und wieder nachfragen. Erst im Kolleginnenkreis, dann meist doch beim Autoren des zu schreibenden Textes.

Viele Dinge, die der Anwalt seiner Schreibkraft erst einmal erläutern muss. Das kostet ihn und sie unnötig Zeit. Wertvolle Zeit, die im Umkehrschluss oft teuere Überstunden der Sekretärin bedeuten und weniger Freizeit für die Rechtsanwälte der Kanzlei. Nichts ist teuerer als überflüssige Arbeit.

Nicht nur Computer, Textverarbeitungsprogramme oder eine Firewall sind heute aus einer modernen Rechtsanwaltskanzlei wegzudenken. Um der Textflut Herr zu werden, ist die Umstellung auf ein professionelles digitales Diktatsystem unerlässlich.

Für Rechtsanwaltskanzleien war der Zeitpunkt der Umstellung von analogem Diktieren mit Kassettengeräten auf die moderne digitale Diktiertechnik nie geeigneter und wichtiger als jetzt. Die Konkurrenzsituation macht kostenbewusstes, effektives Arbeiten heute in jeder Kanzlei zwingend notwendig. Viele Diktiergeräte-Hersteller ziehen sich bereits sogar aus dem analogen Markt zurück, was Ersatzbeschaffung in den meisten Fällen erheblich erschwert.

Die neue, professionelle Diktiertechnik ist mehr als ausgereift und mindestens genauso einfach in der Bedienung wie ein analoges System. Die Vorteile für den Diktanten und die Schreibkraft liegen auf der Hand.

Bereits beim Diktat erkennt der Autor die Möglichkeiten. Eine Einfügung an jede beliebige Stelle des Diktates ist per Knopfdruck möglich. Die Wichtigkeit eines Diktates für einen bestimmten Mandanten kann der Autor einfach festlegen. Die Übermittlung fertiger Diktate erfolgt unglaublich einfach über das Computernetzwerk der Kanzlei oder auch via E-Mail.

Diese und viele weitere Möglichkeiten spiegeln sich danach bei der Schreibkraft wider:
• Kassettenspulen vor- und nachher ist überflüssig und die Länge eines Diktates ist nicht begrenzt
• Alle Diktate werden übersichtlich auf dem Bildschirm dargestellt und enthalten alle nötigen Informationen, wie Autorenname, Länge, Priorität, ja sogar das Aktenzeichen (z.B. mit VoiceCommand)
• Individuelle Sprachkommentare und -anweisungen können pro Diktat erkannt und abgehört werden
• Extrem saubere und gleichbleibend sehr gute Wiedergabequalität, Nachfragen werden überflüssig
• Nach Abschrift wird das Diktat ohne weiteres Zutun archiviert und somit automatisch gesichert

Resümee
Alle auf in diesem Text hingewiesene Vorteile und Arbeitserleichterungen beziehen sich auf professionelle Diktiersysteme. Die billigste Lösung ist hier sicherlich nicht die günstigste für Ihre Kanzlei. Anders ausgedrückt: Aus unserer Erfahrung sparen Sie sich bereits bei geringem Diktieraufkommen als juristischer Diktant etwa 48 Stunden im Jahr, also 2 volle Tage mehr Zeit! Ganz abgesehen von den Kosten für die Überstunden Ihrer Schreibkraft, wobei Einsparungen von 2–3 Stunden pro Woche (also 96–144 Stunden pro Jahr) die Regel sind.

Neue Juristische Wochenschrift, Ausgabe KW 17/2008: Diesen Artikel als PDF-Dokument philips

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